مهارت های ارتباطی موثر در محیط کار
1ـ اعتمادبه‌نفس
قطعا یکی از مهمترین تکنیک‌ها در داشتن ارتباط مؤثر، داشتن اعتماد به نفس است. افزایش اعتمادبه‌نفس برای رسیدن به موفقیت ضروری و لازم است. افرادی که اعتمادبه‌نفس بالایی دارند نسبت به خود احساس بهتری داشته و از قابلیت‌ها و مهارت‌هایشان بهتر استفاده می‌کنند. اگر توانایی‌های خود را دست‌کم می‌گیرید و بیشتر وقتتان را صرف این میکنید که دیگران در مورد شما چه قضاوتی دارند. پیشنهاد می‌کنیم این ۹ مهارت را برای افزایش اعتمادبه‌نفس خود به‌کارگیرید.
- از سلامت جسم و روانتان مراقبت کنید و از تناسب‌اندامتان غافل نشوید.
- کتاب بخوانید. داشتن اطلاعات نه‌تنها جهان‌بینی شما را تغییر می‌دهد، بلکه یکی از مهمترین ابزارهای برقراری ارتباط مؤثر به شمار می‌رود.
- وقتتان را هدر ندهید. با برنامه‌ریزی و مدیریت زمان بهترین استفاده را از زمان برای رشد و پیشرفت خود انجام دهید.
- یک زبان خارجی یاد بگیرید.
- اعتمادبه‌نفس را کپی کنید. با تقلید کردن از رفتار یک انسان با اعتمادبه‌نفس.
- واژگان نمی‌توانم، بی‌عرضه و بدبخت و بدشانس هستم، هیچ کاری بلد نیستم را از دایره‌ی لغاتتان حذف کنید و به‌جای آنها از جملات انگیزشی استفاده کنید.
- افراد سمی و منفی نگر را از زندگی خود حذف کنید. همان کسانی که اعتمادبه‌نفس شما را پایین می‌آورند.
- تقویت اعتمادبه‌نفس با میکرو اکشن‌ها: اعمال کوچکی که برای رسیدن به یک هدف بزرگ انجام می‌دهیم. مثلا هرروز ده دقیقه ورزش کنید.
۲ـ عدم حاشیه پردازی و تمرکز بر تعامل سازنده
وقتی با یک بحران یا بحث مواجه می‌شوید، ارتباط دادن آن با چیزی در گذشته طبیعی است. اما وقتی این اتفاق روی می‌دهد، در اکثر مواقع بحث از موضوع اصلی خارج‌شده و ممکن است شرایط پیچیده‌ای به وجود آید. یکی از اصلی‌ترین مهارت‌هایی که نه‌تنها برای برقراری ارتباط تحت‌فشار لازم است، بلکه تمامی انواع ارتباطات از گفتگوهای در حین صرف ناهار تا بحث‌های رسمی و جدی را شامل میشود، حفظ تمرکز است. اگر تمرکزتان را از دست بدهید، نتیجه نهایی به تعامل سازنده ختم نمی‌شود. بدون پیش‌داوری، قضاوت، برچسب زدن، پیش‌بینی صحبت و رفتار طرف مقابل و بدون حواس‌پرتی و توجه به موضوعات مختلف روی صحبت و رفتارش تمرکز کنید.
۳ـ گوش دادن فعال
شما دو گوش و یک دهان دارید، یعنی پیش از اینکه سخنران خوبی باشید باید مهارت گوش کردن را در خود تقویت کنید. «شنیدن» و «گوش کردن» دو مقوله جدا هستند. گوش کردن فرآیندی آگاهانه است. یک شنونده‌ی خوب به مخاطب خود توجه می‌کند، زمانی را صرف تحلیل گفته‌های مخاطبش می‌کند و سپس به گفته‌های او واکنش مناسب نشان می‌دهد. هرچند افراد فکر می‌کنند که به سخنان دیگران گوش می‌دهند. اما درواقع آنها در حال برنامه‌ریزی برای آن چیزی هستند که می‌خواهند بگویند. این کاری است که ما اغلب اوقات انجام می‌دهیم.
۴ـ تلاش برای درک دیدگاه دیگران
در اکثر ارتباطات، ما انتظار داریم دیگران سخنان ما را بشنوند و درک کنند. ما درباره دیدگاه خود صحبت کرده و سعی می‌کنیم طرف مقابل را مجبور کنیم تا آن را بپذیرد. به خاطر داشته باشید، دیگران نیز همین کار را انجام می‌دهند اگر می‌خواهید آنها به سخنان شما گوش دهند، شما نیز باید شنونده‌ی خوبی برای صحبت‌های آنها باشید. اگر واقعا بتوانید دیدگاه دیگران را به‌درستی درک کنید، میتوانید دیدگاه خودتان را به شیوه‌ای واضح‌تر و قابل‌قبول‌تر توضیح دهید.
۵ـ بالا بردن ظرفیت انتقادپذیری
گاهی اوقات ما در مقابل انتقادات دیگران به‌شدت جبهه می‌گیریم. چون انتقاد ارتباط تنگاتنگی با احساسات دارد. می‌تواند به‌آسانی ما را آشفته سازد. اما در ارتباطات، مهم است که به مشکلات و سختی‌های طرف مقابل نیز گوش داده و با وی همدردی نمایید. هم‌زمان، سعی کنید واقعیت‌ها و حقایق را از گفته‌های آنان بدون قضاوت استخراج کنید. تقویت ظرفیت انتقادپذیری مهارت ارتباطی حائز اهمیتی است که باعث میشود شما با طیف وسیعی از نظرات دیگران آشنا شوید. آیا می‌دانید چگونه به انتقاد دیگران پاسخ دهید؟
۶ـ مسئولیت‌پذیری
قبول مسئولیت فردی یک قدرت است. وقتی صحبت از ارتباط مؤثر میشود، اعتراف به کارهای اشتباهی که انجام شده است، مورداحترام و ضروری است. اکثر مواقع، بسیاری از افراد هستند که در بروز یک تضاد و مغایرت مسئولیت داشته و دخیل هستند. در این موارد، بهتر است مسئول آنچه بر عهده شماست، باشید. این رفتار نشان‌دهنده بلوغ شما بوده و نوعی الگوسازی برای دیگران است. رفتار شما احتمالا دیگران را ترغیب می‌کند تا مسئولیت وظایف و اعمال خود را بپذیرند. متأسفانه مسئولیت‌پذیری مهارت ارتباطی کمیابی در روزگار فعلی است.
۷ـ مصالحه در صورت لزوم
همواره می‌خواهیم در مناظرات برنده باشیم. اما در چند درصد موارد پس از پیروزی در یک بحث از درون احساس پوچی کرده‌اید؟ گاهی اوقات برنده شدن در یک بحث آن‌قدر هم که فکرش را میکنید، ارزشمند نیست. شما ممکن است در بحث برنده شده باشید. اما همکاری و همراهی دیگران را از دست داده‌اید. شما ممکن است لازم باشد در بعضی امور مصالحه نمایید تا از بروز اتفاقات بدتر جلوگیری کنید.
۸ـ سکوت به‌جا و به‌موقع
گاهی اوقات، شما باید در میانه بحث با سکوتتان یا اختصاص دادن زمانی برای بازیابی انرژی و تمدد اعصاب یک وقفه ایجاد کنید. اگر ارتباطات فشرده باشند، ممکن است الگوی ارتباطی ناکارآمد پدیدار شود. وقتی چنین الگوهایی را تشخیص دادید، بایستی یک وقفه در بحث ایجاد کرده و پس از مدتی آن را ادامه دهید. هنگامی‌که پس از کمی استراحت بحث را ادامه می‌دهید، تمامی افراد حاضر در جلسه قادر خواهند بود مشارکت سازنده‌تری داشته باشند.
9ـ مشورت با افراد صاحب‌نظر
گاهی اوقات ممکن است در برقراری ارتباط با بعضی افراد دچار مشکل شوید. این امر ممکن است به دلیل مسئله‌ای که با حرمت‌ها یا موضوعات دیگری در ارتباط باشد، به وجود آید. در این موارد بهتر است از دیگران کمک بگیرید. به‌طور مثال مدیر شما می‌تواند یکی از بهترین افراد برای کمک در این خصوص باشد.
10ـ همدلی و درک شرایط دیگران
برای درک شرایط دیگران باید خود را در جایگاه آنها قرار دهید. در زندگی شغلی، حمایت و همدلی خود را به دیگران نشان دهید. این رفتار‌ها فیدبک مثبتی از سوی مخاطبتان ایجاد می‌کند. همدلی باارزش‌ترین مهارت ارتباطی است. جهان ایده آل، جهان بدون مشکل است. اما در زندگی واقعی، با چالش‌های فراوانی روبرو هستیم. برای داشتن رابطه‌ای سازنده باید بدانید چه وقت به کمک دیگران بشتابید.
11ـ داشتن شخصیت انعطاف پذیر
«داشتن شخصیت خوب» و «دوست‌داشتنی بودن» به‌شدت به یکدیگر وابسته‌اند. این دو ویژگی تابع شرایط هستند. مثلا یک فرد زندانی شخصیت مورد قبولی در جامعه ندارد. اما اگر توانایی بالایی در برقراری ارتباط داشته باشد، می‌تواند شرایط را به نفع خود تغییر دهد. اگر بتوانید در اعتقادات و قوانین خود انعطاف‌پذیر باشید و در مواجه‌شدن با افراد مختلف بلافاصله گارد نگیرید و برای ایجاد ارتباط تلاش کنید. به یک شخصیت دوست‌داشتنی تبدیل خواهید شد.
12ـ مهارت مذاکره
وقتی به شناخت کافی از مخاطب خود دست یافتید و مهارت سخنوری را در خودتان تقویت کردید. حال نوبت آن است تا با بیانی قوی مخاطب را برای انجام آنچه در ذهن شما است، ترغیب و متقاعد کنید. مهارت در مذاکره کردن نه‌تنها در بحث پیشنهادات کاری و دریافت حقوق و مزایای بهتر به شما کمک می‌کند. بلکه در زمینه‌های دیگر از قبیل بازاریابی، فروش و جذب مشتری بیشتر برگ برنده‌ی شما خواهد بود. مثلا به‌عنوان یک ویزیتور، مهارت مذاکره کردن به شما کمک می‌کند مشتری خود را متقاعد کنید که محصول شما بهترین و درست‌ترین گزینه برای او است.
13ـ مهارت «نه» گفتن
در برخی مواقع چشم و بله گفتن به رئیس و دیگر همکاران ممکن است خوب به نظر برسد. اما از سوی دیگر می‌تواند برای شما دردسرساز شود. وقتی قرار است به شما وظیفه‌ای محول گردد یا همکارتان از شما می‌خواهد که کاری برایش انجام دهید، ابتدا تمامی جوانب را در نظر بگیرید و مطمئن شوید وقت کافی برای انجام آن را دارید. بنابراین گاهی اوقات نه گفتن بهتر از این است که وجهه خود را خراب کنید و دیگران نتوانند به شما اعتماد کنند. در تجارت و محل کار اعتبار، اعتماد و احترام بسیار اهمیت دارد. پس اگر می‌خواهید احترام و اعتبار خود را از دست بدهید خوش‌قول نباشید.
14ـ تقویت مهارت حل مسئله
مشکلات زیادی در محیط کار ممکن است ایجاد شوند. مهم است بتوانید برخورد درستی با آنها داشته باشید و شیوه حل مسئله را یاد بگیرید. اگر در محل کار فعال باشید و بتوانید برای حل مشکلات مختلف راه‌حل‌های خلاقانه‌ای بیابید، این قابلیت شما را به فردی اثرگذار در سازمان تبدیل خواهد کرد.
15ـ مهارت مذاکره و تعامل
دیگر مهارت ارتباطی، یادگیری اصول و فنون مذاکره است. تسلط ما بر شیوه‌ی بیان موضوع، بیشترین تأثیر را بر مخاطب می‌گذارد و او را برای شنیدن ایده‌های ما ترغیب می‌کند. با مهارت در سخنوری، ایجاد تعامل امکان‌پذیر میشود. اگر در شیوه‌های گفتاری و نوشتاری، از توانمندی کافی برخوردار باشید، موفقیت از آن شما خواهد بود. در جهان امروز که وقت بسیار مغتنم است و تکنولوژی، اسباب ارتباط مستمر و دائم را فراهم آورده، بیان واضح و روشنِ مسائل بسیار حائز اهمیت است.
چون جهان‌بینی افراد و درک آنها از مسائل، با ما تفاوت دارد باید از بروز ابهامات معنایی در کلام خود جلوگیری کنید. افرادی که به اصول ارتباطات آگاه هستند با شفاف‌سازی گفتار خود از بروز ابهام در کلامشان خودداری می‌کنند.
16- مهارت سخنرانی و تحت تأثیر قرار دادن جمع کثیری از مخاطبان
لازم به ذکر است که هر چقدر سخنرانی کوتاه تر باشد، آمادگی و دقت بیشتری لازم است تا بتوانید در مدت زمانی که به شما اختصاص داده شده است آن را انجام دهید. اگر تمام روز فرصت دارید سخنرانی کنید، می توانید این زمان را با بیان داستان ها، مثالها و نکات مختلف درباره موضوع سخنرانی پر کنید. اگر تنها 20 دقیقه فرصت دارید، باید با تأمل تنها بر بخشهای اصلی که برای فهماندن پیام تان به مخاطب لازم است تمرکز کنید.
عناصر اصلی هر سخنرانی موفق
مقدمه و سرآغاز: هنگامی که برای ایراد نطق از جا برمی خیزید می توانید اولین تأثیر مثبت را به خوبی در مخاطبانتان ایجاد کنید. در اینجا آمادگی نقش اساسی دارد. برای این کار می توانید بالای یک برگه عنوان سخنرانی را یادداشت کرده و سپس هر نکته ای را که می توانید به آن اشاره کنید یا در سخنانتان بگنجانید، یادداشت نمایید سپس نکات مختلف را بازبینی کنید و به مرتب کردن و دسته بندی آنها بر اساس نکات اصلی سخنرانی بپردازید. مجدداً مطالب را ویرایش کنید تا جایی که از آهنگ، ساختار و روان بودن کلام آن رضایت داشته باشید. می توانید مطالب را ضبط کرده و به آنها گوش دهید تا بتوانید مطالب مهم را مجدداً بازنویسی کنید.
تمرین بسیار، کار را عالی می سازد: بسیاری از افراد معتقدند که نطق آبراهام لینکلن، بهترین قطعه خطابه به زبان انگلیسی می باشد. وی جمله و عبارات مختلفی را تمرین کرده بود تا سرانجام توانست نطق عالی اش را ایراد کند.
مکان را بررسی کنید: ترجیحاً یک روز قبل، به محل سخنرانی سری بزنید و در آنجا قدم بزنید و با تمام جزئیات آنجا آشنا شوید. جایگاه سخنرانی، سیستم صوتی، روشنایی و جایگاه مخاطبان را بررسی کنید.
با مخاطبان اختلاط کنید: قبل از شروع سخنرانی با برنامه ریزی جلسه، میزبان ها و در صورت امکان برخی از افرادی که در میان مخاطبان خواهند بود اختلاط کنید. خود را معرفی کنید، نامشان را جویا شوید، و بکوشید کمی در مورد آنها اطلاعات کسب کنید. هدف شما این است که احساسی در شرکت کنندگان ایجاد کنید. می خواهید بدانید آنها چه افکار و احساسی دارند و از همه مهم تر، مایلید احساس کنند که شما و آنها در یک سطح قرار دارید.
به سخنرانی های قبل گوش دهید: اگر سخنرانی شما بعد از یک یا چند سخنرانی دیگر انجام می شود، این نکته اهمیت دارد که زودتر به جلسه بیایید و به سخنرانان قبلی گوش فرا دهید و از آنچه قبل از شما به مخاطبان گفته شده است اطلاع داشته باشید.
زمان نمایش: هنگامی که معرفی شدید نفس عمیقی بکشید و جسورانه و با اطمینان به روی جایگاه قدم بگذارید. از معرف خود با دست دادن قدردانی نمایید و لبخندزنان رو به مخاطبان نمایید. چند لحظه ساکت بمانید، بگذارید مخاطبان در جای خودشان مستقر شوند و توجه شان را به شما معطوف کنند. بگذارید چشمانتان به آرامی روی تمام مخاطبان به گردش درآید. آنها را به چهار بخش تقسیم نمایید: دو قسمت در جلو و دو قسمت در عقب. فردی را در وسط هر بخش انتخاب کنید و با چشمانتان به طور مرتب روی وی تمرکز کرده و سپس بازگردید. سخن خود را با جمله ای آغاز کنید که به سرعت توجه مخاطبان را به شما جلب کند، به خواسته، نگرانی یا مشکل مشترک مخاطبان اشاره نمایید.
چند نکته مهم جهت انتقال مناسب پیام به مخاطبان
1) به منظور تفهیم بهتر مطالب، به نقل داستانی مرتبط با موضوع بپردازید.
2) هر دو نیمکره مغز را فعال کنید: نیمکره چپ مغز منطقی ، کاربردی ، تحلیلی و غیر احساسی است. ما از این بخش از مغز به منظور دریافت همه نوع اطلاعات استفاده می کنیم. از طرف دیگر نیمکره راست مغز، با استفاده از تصاویر، احساسات، موسیقی و داستان فعال می شود. انسان ها با استفاده از نیمکره راست خود تصمیم می گیرند. وظیفه شما این است که تا آنجا که امکان دارد نیمکره راست مغز مخاطبان را فعال کنید، تا بتوانید توجه مخاطبان را برانگیزید.
3) مستقیماً به مخاطبان بنگرید: هنگامی که مستقیماً به شخص نگاه می کنید، هر فردی که پشت سر وی به شکل (V) شکل نشسته است، احساس می کند دارید به طور مستقیم با وی صحبت می کنید. هر چقدر افراد بیشتر احساس کنند با آنها صحبت می کنید و به طور مستقیم با آنها در ارتباط هستید، بیشتر به شما و به آنچه می گویید توجه خواهند کرد.
4) بایستید و سخنرانی کنید: هنگامی که در حضور تعداد زیادی از مخاطبان سخنرانی می کنید، مربعی یک در یک یا یک و نیم در یک و نیم متر در نظر بگیرید و در داخل آن مربع بایستید. از قدم زدن به عقب و جلو به طور مرتب خودداری کنید. این حرکات معمولاً ناشی از عصبی بودن فرد است. اجازه دهید بازوانتان به طور طبیعی در طرفین بدنتان قرار گیرند. با لباسهایتان ور نروید و دستانتان را درون جیب های لباس تان فرو نکنید. هنگامی که به نکته ای اشاره می کنید، به طور طبیعی دستانتان را به سمت بالا و سپس دوباره به طور طبیعی آنها را به سمت پهلوها پایین آورید.
5) به آرامی از نکته ای به نکته دیگر بپردازید: این کار شبیه عوض کردن دنده است، برای مثال می توانید بگویید « اکنون، در ادامه صحبت هایم قصد دارم با شما در مورد این مطلب سخن بگویم که ... »
6) حفظ انسجام: مردم از نظر روانی تمایل شدیدی به احساس منطق، برهان و نظم در جهان طبیعت دارند. این امر « حس انسجام » نامیده می شود. هنگامی که به گونه ای سخن می گویید که آشکارا از نکته ای به نکته دیگر می پردازید، این نیاز را برطرف میکنید. در نتیجه مخاطبان در کنار شما احساس آرامش می کنند.
7) از قدرت عدد سه استفاده کنید: یکی از قدرتمند ترین ابزار سخنرانی استفاده از عبارات سه کلمه ای است. برای مثال، سخنرانی جان.اف.کندی در مراسم افتتاحیه حاوی این کلمات بود. « پرداختن هر قیمت، حمل هر بار، رویارویی با هر دشواری. »
8) زمانبندی و سرعت مناسب: مقدار اطلاعاتی که در سخنرانی تان می گنجانید به وسیله مقدار زمانی که به شما اختصاص داده می شود، تعیین می گردد. قانونی که معمولاً سخنرانان حرفه ای از آن تبعیت می کنند این است که برای یک سخنرانی 30 دقیقه ای، سخنرانی را حول محور سه نکته تنظیم می کنند و برای یک سخنرانی 60 دقیقه ای، سخنرانی را حول محور پنج نکته تنظیم می کنند.
9) مخلص و ختم کلام: ساده ترین راه پایان دادن به سخنرانی، جمع بندی و تکرار نکات مهم، به صورت یک به یک و سپس نتیجه گیری طبیعی از محتوای کلام است. مهم ترین اصل این است که کلامتان را با قوت تمام به پایان برسانید.
هنگامی که سخنرانی تان را پایان می دهید مکث کنید، ساکت بایستید و به مخاطبان لبخند بزنید.
دو ویژگی سخنرانان برجسته
1) انرژی و سرزندگی بسیار زیاد: آنها افرادی خونگرم ، صمیمی و دوشت داشتنی اند و به گفتگوی پر شور و اشتیاق با مخاطبانشان می پردازند.
2) محتوا و نطق بسیار عالی: از آنجا که گوش دادن به یک سخنرانی شکلی از کسب اطلاعات است و افراد همواره علاقه مند به شنیدن و آموختن ایده های جدید هستند ، سخنوران برجسته مطالب عالی و برجسته را با مخاطبانشان در میان می گذارند (تریسی ، 1390 ، صص 194 و 195 )
